일잘하는 신입되는 문서작성법

#_인수인계서
1. 인계서란?
* 직원이 장기간 자리를 비우거나 부서 이동 시 작성
* 새로 업무를 받는 사원 또한 인수인계서를 작성해야 함
인수인계는 업무 교육 메뉴얼을 참고해서 적는 것이 쉽고, 반대로 인수인계서의 내용이 업무 교육 메뉴얼로 활용되는 경우도 있음
어디서든 시작과 마무리가 가장 중요한 법!

2. 포인트
: 조직 및 인원 현황, 조직 내 개인별 담당 업무의 내용을 항목별로 정리
* 현재 업무 진행상황 및 계획 업무를 간략하게 적기
* 주요 업무 처리 방법 및 절차를 깔끔한 문장으로 정리하기 예산 및 집행 실적, 거래처 연락처, 거래처와의 협업 내용 짧게 정리
받았던 명함을 그대로 넘기고 가는 것은 예의에 어긋나는 행동임


#_업무일지 쓸 때
1. 업무일지
* 업무의 진행 속도, 효율, 미처리 업무의 유무를 한눈에 파악 가능
업무일지를 통해 나만의 규칙적인 업무 루틴을 만드는 것을 추천
성과를 수치화해 객관적인 자료로 만들 수 있고, 근무실적 체크 가능
일간, 주간, 월간 등 다양한 형식이 있는데, 신입이면 주간 일지 추천!
* 매일의 업무를 너무 세세하게 적는다면 업무일지가 일이 됨

2. 포인트
업무 진행에 소요된 시간과 업무의 중요도를 포함하자
단순히 체크리스트 형태로 나열하는 것은 업무 흐름 파악이 어려움
가장 먼저, 한 주의 큰 목표 적기 (예시 : 일일 콘텐츠 3개 제작)
* 업무 내용은 표준화된 목록을 만들어서 단계별로 적는 것이 좋음
* 업무 진행사항을 정리하는 것보다 중요한 건 결과에 대한 정리!


#_기안서/상신서
1. 기안서란?
* 진행하고자 하는 사안에 대해 설명하고, 검토를 요청하는 문서
*품의서는 '허락'을 요청, 기안서는 검토를 요청! 기안서가 포괄적 대부분 기안서는 프로젝트 검토용, 품의서는 경비 지출용으로 작성
회사에 따라 기안서와 품의서를 구분하지 않고 작성하는 곳도 있음
품의서와 작성 방법은 비슷하나, 논리적 위계를 잘 지키는 것이 중요

2. 포인트
품의서 처럼 제목에는 핵심 내용이 반드시 포함되어 있어야 함
* 작성자의 입장이 아닌, 결재권자의 입장에서 작성하기
* 구체적인 수치 자료가 있으면 설득력을 더욱 높일 수 있음 날짜는 연, 월, 일 글자 대신 .으로 구분, 시간은 24시간제로 작성
마지막으로 사안을 진행함으로써 기대되는 효과를 정리하기


#_회의록 쓸 때
1. 회의중
맥락을 놓치지 않는 선에서 참석자들의 말을 가능한 많이 기록
대본 형식으로 의견을 정리하면 나중에 구조화하기 편리함
* 회의 참석자가 많을 땐 A, B, C, D로 간결하게 정리
* 가급적 하는 말 그대로 적도 완성된 문장형태로 적는 것이 좋음
회의 중에 갑자기 떠오른 아이디어는 다른 공간에 핵심만 적어놓기

2. 회의후
* 먼저 타이틀과 날짜, 참석자(소속/이름), 회의록 작성자를 적기
* 그 다음 회의의 주요 안건을 작은 타이틀로 정리
진행 순서가 아닌 안건별로 사람들의 의견을 재구성하여 정리하기
왜 그런 의견이 나왔는지 정리하는 것이 가장 중요! 지나친 요약 X
질의응답이 있었을 경우 표를 이용하여 정리하면 더욱 보기 편리함


#_품의서 쓸 때
1. 품의서?
회사의 경비를 집행하기 이전에 승인을 요청하는 문서
* 경비 집행 외에도, 업무를 진행하기에 앞서 허락을 구해야 할 때 대부분 회사에는 표준 양식이 있으며, 작성하지 않는 회사도 있음
* 회사 규모가 작을 경우에는 간단하게 업무 승인 요청하기도 함 비용과 관계 없는 품의서는 굳이 예산 항목을 넣지 않아도 됨

2. 포인트
제목에는 관계 법령 또는 사규, 프로젝트명, 핵심 내용을 포함
* 예시 : 20XX년 사내 영업 계획에 의거한 영업비 지출 품의 이 일을 왜 진행하는지, 어떤 이익이 있는지를 포함한 목적 1~2줄
* 세부 내용으로 전체적인 일정, 담당자, 진행계획을 정리하기 예산은 구분(항목) / 금액 / 내역으로 나누어 표를 이용하여 기재


#_업무메일 쓸 때
1. 작성순서
제목에는 어떤 업무메일을 보낸 건지 한 눈에 볼 수 있도록 작성
제목 가장 첫 부분에 [회사명] 형식으로 회사명 기재하는 것은 필수!
* 가장 첫 부분에는 본인 소개, 수신자에게 간단한 인사 적기
본문 가장 첫 문단에는 문제나 안건을 간단하게 적고 요청 사항 기재
* 마지막 부분에는 마무리 인사 및 답신 필요 여부를 꼭 기재하기

2. 유의점
문장은 두괄식으로, 접속사를 최대한 줄여 간결한 문장으로 적기
* 요청사항이 있을 땐 반드시 기간을 정하기 (답신 또한 마찬가지)
참조(CC)와 숨은 참조(BCC) 구분하기
* CC : 수신자 외 내용 숙지해야 할 수신인 지정 후 발신
BCC : 메일을 받는 사람에게 다른 수신자를 알리고 싶지 않을 때


#_사업제안서
1. 제안서?
프로젝트제안서, 투자제안서(IR), 회사소개서, 입점제안서 해당
기본적인 구조는 '상대방이 우리 회사에 대해 알고 싶어하는 내용'
* 이러한 구조 때문에 회사소개서와 제안서는 핵심이 같다
* PPT 형식으로 제작하는 경우도 있는데, 이 때는 디자인 요소 중요
요청서를 잘 읽고 요청자가 요구하는 내용을 빼먹지 않고 작성

2. 포인트
가장 먼저 회사에 대한 소개와 현재 활발하게 진행 중인 사업 소개
동종업계에서 차별화된 우리 회사의 특장점을 소개 (제조 공정 등)
현재 시장의 현황을 분석한 다음, 우리 회사에서 생각하는 방향제시
* 수행 전략은 단기(분기/반기) / 중기(년) / 장기(3~5년) 세분
* 마지막으로 현재 매출(선택사항), 추정소요자금과 예상매출